Die VARIO7 Software verfügt über eine Schnittstelle zur wohl besten Dokumenten-Management-Software auf dem Markt, und zwar der Software aus dem Hause scanview®. scanview® deckt alle Funktionen zum Erfassen, Verwalten, Speichern und Ausgeben von geschäftlichen Dokumenten ab. Seine sehr offene und modulare Struktur ermöglicht die Einbindung in jede IT-Landschaft. Die Einsatzbereiche reichen vom klassischen Archiv-System bis zum modernen Dokumenten- und Enterprise Content Management (ECM).
Branchen:
Unsere ECM-Lösung scanview® ist grundsätzlich branchenneutral und lässt sich flexibel an jede Unternehmensstruktur anpassen. Durch den modularen Aufbau können je nach Bedarf und entsprechend der Branchenanforderungen unterschiedliche Komponenten miteinander kombiniert werden.
- Sichern Sie ihre Dokumente
- Teilen Sie Ihre Dokumente mit anderen
- Dienstwege für Dokumente festlegen und überwachen
- flexible Architektur
- Informationspotential auf den Bildschirm
Hauptfunktion
Sammeln und Strukturieren von Daten und Informationen aus den verschiedensten Quellen mit den verschiedensten Formaten und deren Darstellung und Sortierung.
Nutzen
- Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
- Überblick und Kontrolle der Datenbestände
- Zusammenführung aller Daten im Unternehmen in ein System ohne Medienbrüche in übersichtlicher Form
- Dauerhafte Sicherung Ihrer Datenbestände
- Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
- Entlastung der E-Mail-Konten, damit werden diese Daten für viele nutzbar
- Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchfunktionen, Verschlagwortung, eindeutige Identifikation
- Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen und Revisionen); dadurch ist die Revisionssicherheit, die der Gesetzgeber fordert, erfüllt
- Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten in das integrierte Workflowsystem
- Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzepts (Informationssicherheit und Datenschutz)
- Protokollieren sämtlicher Manipulationen in den Dokumenten und der Weiterleitung der Dokumente
- Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entsteht (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
- Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokuemtenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen
Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, aufgrund der Vorschriften u. a. des HGB und der GDPdU bestimmte Dokumente lesbar bis zu 10 Jahren aufzubewahren.
Hauptfunktion des Clients
- Umfangreiche Übersicht
- Darstellung im Zusammenhang durch automatisierte Dokumentenverknüpfung
- Volltext- und Indexsuche durch Texterkennung von Tiff-Dateien
- Import (Scans, MS Office, Windows Explorer, ERP-Systeme, z.B. VARIO…)
- Bearbeiten von Dokumenten, Anmerkungen schreiben
- Sortieren und Gruppieren; sehr vorteilhaft bei großen Mengen
- Vorschau der Dokumente im eigenen Fenster
- Mehrsprachigkeit (DE, EN, FR, I, ES, HU)
- IT, Workflow – flexibel definierbar
- Dokumente per E-Mail senden
- mehrere Datenansichten gleichzeitig
Eingabehilfen
- Feldeingaben: Eigene Listen hinterlegen
- Listenbegriffe einschränken
- Zugriff auf Datenquellen über ODBC (mehrere Felder füllen, z.B. Adressen)
- Vorbelegung von Feldern mit Werten oder mit Hilfe von Formeln, z.B. aktuelles Tagesdatum
